FAQ SharePoint – Unterschiedliche Standardwerte je Ordner

Problem

Beim Einrichten eines Teams werden in der Regel Kanäle erstellt, um die unterschiedlichen Themen eines Teams voneinander zu trennen. Jeder Kanal ist dabei ein Ordner in der Dokumentenbibliothek der Team Website auf dem SharePoint.

Die Ablage auf dem SharePoint erfolgt in der Regel nicht in Unterordnern, sondern mit Metadaten. Um die manuelle Zuweisung der Schlagworte zu vereinfachen, können den Spalten Standardwerte zugewiesen werden. Nun ist es aber so, dass ein Standardwert für die gesamte Bibliothek gilt, also alle Order hätten den gleichen Standardwert.

Was ist aber nun, wenn ich in einem Ordner einen anderen Standardwert brauche als in einem anderen?

Lösung

Mit etwas Aufwand können wir je Kanal / Ordner einen anderen Standardwert definieren.Gehen Sie dazu in den Ordner, für den Sie einen Standardwert definieren wollen.

1. Klicken Sie anschließend auf das Symbol „Einstellungen“ in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Bibliothekseinstellungen“.

2. Wählen Sie dann die Option „Weitere Bibliothekseinstellungen“ unter dem Beschreibungsfeld.

3. Dadurch gelangen Sie zum Abschnitt Dokumenteneinstellungen, in dem Sie „Standardwerteinstellung für Spalten“ aus der Liste auswählen können.

4. Wählen Sie nun links den Ordner aus, für den Sie den Standardwert ändern wollen.

5. Definieren des Standardwerts

Wenn Sie den Eigenschaftswert der Metadateneigenschaft Dokumententyp für den Ordner ändern möchten, wählen Sie das entsprechende Feld aus.Im Popup-Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Standardwert für dieses Feld nur in diesem Ordner festzulegen.

Im Anschluss sehen Sie in den Eigenschaften, das es für diese Spalte eine Quelle „Dieser Ordner“ eingetragen ist, bei allen anderen steht Dokumentenbibliothek, das bedeutet der Ordner erbt die Eigenschaften der Bibliothek.

Eine neu erstellte Datei bekommt nun automatisch Geldangelegenheiten als Standardwert, aber nun in diesem Ordner.

Beachten Sie, das Ordner mit individuellen Einstellungen links im Ordnerbaum eine Kennzeichnung in Form eines Zahnrades haben.