FAQ Project Strukturplanung – Anordnungsbeziehungen

Problem :

Viele Projektmanager versuchen, künstliche Puffer einzubauen. Das kann beispielsweise durch Verknüpfungen mit zeitlichen Abständen oder durch entsprechend hoch gesetzte Vorgangsdauern geschehen. Solche Puffer fallen in einem Balkendiagramm stark auf, wenn sie über die Verknüpfungen festgelegt werden. Wenn in die Vorgangsdauern künstlich Spielräume eingebaut werden, können Sie keine auch nur ansatzweise genaue Planung durchführen, weil Sie nicht wissen, wie viel Zeit Sie tatsächlich noch benötigen.

Lösung :

Letztlich müssen Sie hier Rückgrat beweisen und bestehende Puffer, die auch explizit in den entsprechenden Feldern von Project zu finden sind, als erforderlich rechtfertigen, wenn diese es denn sind. Natürlich ist die Neigung von Vorgesetzten groß, solche Puffer zum Anlass zu nehmen, den Endtermin eines Projekts vorzuziehen, um Lorbeeren einzuheimsen. Dazu muss man (und das kann auch diskret erfolgen) auf dass mit der Verkürzung eventueller Puffer einhergehende Risiko aufmerksam machen: Wenn die Termine knapper gesetzt werden und damit die Puffer kleiner werden, ist das Risiko größer, den Endtermin des Projekts zu einem späteren Zeitpunkt wieder nach hinten verlegen zu müssen.

Beachten Sie dabei folgende Regeln

Sammelvorgänge und Teilvorgänge sollten keine gemeinsamen Verknüpfungen haben

In Project kann jede Zeile (Vorgang) Verknüpfungen beinhalten. Sie sollten auf keinen Fall von Vorgängen der untersten Ebene auf Sammelvorgänge Verknüpfungen erstellen. Das ist zwar technisch möglich, ist aber in der Regel unnötig und führt oft dazu, dass in einem Projekt viele Verknüpfungen existieren, die unnötig sind. Gehen Sie nach dem Black-Box-Prinzip vor und packen alle Vorgänge unter einen Sammelvorgang. Dann müssen Sie nur noch die Sammelvorgänge miteinander verknüpfen. Sie gewinnen Übersichtlichkeit und vermeiden unnötige Verknüpfungen.

Projektbeginn darf keinen Vorgänger haben

Beim Vorgang Projektbeginn darf es keinen Vorgänger geben, beim Vorgang Projektende entsprechend keinen Nachfolger. Alle anderen Vorgänge müssen entweder einen Vorgänger und einen Nachfolger besitzen oder durch einen Sammelvorgang gekapselt sein. Ist dies nicht der Fall, so kann das in dieser Ansicht auf einen Blick erkannt werden. Sie können damit zwar nicht sicherstellen, dass alle Verknüpfungen korrekt definiert sind. Sie können aber immerhin erkennen, ob alle Vorgänge in das Projekt eingebunden sind.

Es darf nur ein Ende und einen Anfang geben

Es ist definitiv falsch, wenn diese Situation nicht gegeben ist. Ein Projektplan muss ein so genannter »geschlossener Graph« sein, wenn er z.B. als PERT-Diagramm  dargestellt wird. Das bedeutet, dass es nur einen Anfang und ein Ende geben darf. Ist das nicht der Fall, kann Project nicht korrekt rechnen. Es können in diesem Fall keine für alle Situationen korrekten Puffer und keine korrekten kritischen Pfade ermittelt werden. Dieser gravierende Fehler ist zugleich einer der häufigsten beim praktischen Einsatz von Projektplanungssoftware.

Ansicht Projektstruktur

Zur Kontrolle der Abhängigkeiten empfehle ich folgende Ansicht.

Wählen Sie unter Ansicht den Punkt Weitere Ansichten und dort die Schaltfläche Neu. Nutzen Sie eine Ansichtskombination und geben Sie der Ansicht im Folgenden einen Namen.

In dieser Ansicht wird der ausgewählte Vorgang in der Mitte dargestellt, die Vorgänger befinden sich links und die Nachfolger rechts.