FAQ Word – Serienbrieffelder mit Prozentformat

Problem

Bei der Anbindung eines Word Serienbriefes an eine Excel Datenquelle zeigen Prozentwert in der Regel nicht das korrekte Format an.

Der Prozentwert, der in Excel angezeigt wird, ist eigentlich kein Prozentwert, sondern ein Dezimalwert mit einem Format.

So sieht es in Excel aus, wenn das Format definiert wurde.

Würde man das Format löschen so sehen die Zellen folgendermaßen aus.

Das Problem ist nun, das das Word nur die Daten, nicht aber die Formate übernimmt, wenn das Feld in Word als Serienbrieffeld eingebunden wird.

Lösung

Die Serienbrieffelder mit dem geplanten Prozentformat müssen über einen so genanten Schalter eingestellt werden.

Befolgen Sie folgende Schritte

Binden Sie als erstes das Feld wie gewohnt in den Wordserienbrief ein

Klicken Sie das gewünschte Feld mit der rechten Maustaste an und lassen Sie sich die Feldfunktionen anzeigen.

Es müsste nun folgendermaßen aussehen

Je nach gewünschtem Format müssen dann die Schalter per Hand eingetragen werden.

Markieren Sie das Serienbrieffeld und drücken Sie die Tastenkombination Strg+F9

Als Ergebnis fügt das Word ein Feld im Feld ein, d.h. wir bekommen ein zweites Paar geschweifte Klammern. Wichtig ist, die Klammern dürfen nicht über die Tastatur eingetippt werden, sondern sie müssen mit der Tastenkombination Strg+F9 erstellt werden. Das Ergebnis müsste dann so aussehen.

Im nächsten Schritt ergänzen wir einige Dinge, zwischen den beiden offenen Klammern kommt ein Gleichheitszeichen, damit leiten wir das Rechnen ein. Im Folgendem kommt zwischen die beiden geschlossenen Klammern ein Faktor *100, damit wird der Wert erst einmal aus dem Dezimalbereich heraus geholt. So sieht die Formel nun aus.

Das Ergebnis würde aktuell so aussehen, es fehlt noch das % Format.

Nun ergänzen wir den so genannten Formatschalter mit dem Backslash

Damit zeigen auch die Felder in Word die gewünschte Formatierung an.