PST Dateien – Kategorie für alle Kontakte aus einer Firma zuweisen

Problem

Sicherlich nutzen auch Sie bereits Kategorien zur besseren Organisation Ihrer Outlook-Daten. Wenn Sie Kategorien in Ihren Kontakten verwenden, erhalten die Ansprechpartner in einer Firma normalerweise auch die gleiche Kategorie. Anstatt die Zuweisung einzeln für jeden Kontakt vorzunehmen, gelingt das mit dem folgenden Kniff mit wenigen Mausklicks:

Lösung

1. Wählen Sie das Menü Ansicht-(Anordnen nach)-Aktuelle Ansicht-Nach Firma an.

2. Ihre Kontakte werden daraufhin automatisch nach Firmen zusammengefasst angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift der Firma, für die Sie eine Kategorie zuweisen möchten.

3. Rufen Sie das Kontextmenü Kategorisieren (Outlook 2007) bzw. Kategorien (Outlook 2003, 2002/XP und 2000) auf.

4. In Outlook 2007 können Sie nun die gewünschte Farbe/Kategorie anklicken und müssen anschließend noch eine Sicherheitsabfrage bestätigen. In den früheren Outlook-Versionen erscheint zunächst die Sicherheitsabfrage und anschließend wählen Sie die gewünschte Kategorie aus.