FAQ Project Zeitplanung – Outlook-Export über VBA

Problem :

Neben dem Project pflegen wir unsere Termine häufig im Outlook. Kann man die Vorgangsdaten einfach in das Outlook übernehmen?

Lösung :

Mit Hilfe von Project-VBA können Sie selektierte Vorgänge, z.B. Meilensteine, von einem Projektplan nach Outlook exportieren. (Wichtig ist hierbei, dass vor Ausführung des Makros auch die entsprechenden Vorgänge markiert sind)

Selektieren Sie im Project-Projektplan mehrere Vorgänge, indem Sie z.B. den Filter Meilensteine verwenden.

Öffnen Sie den Visual Basic-Editor über den Menübefehl Extras/Makro/Visual Basic-Editor oder mit der Tastenkombination (Alt)+(F11).

Setzen Sie im Menü Extras/Verweise einen Verweis im Kontrollkästchen zur Microsoft Outlook 11.0 Object Library. (Outlook 10.0 bei XP) Erstellen Sie über das Menü Einfügen ein neues Modul und geben Sie in dem neuen Modul folgenden Code ein:

Sub ExportOutlook() 
 Dim tsk As Task, myOLApp As Object, myItem As Outlook.AppointmentItem 
 Set myOLApp = CreateObject("Outlook.Application") 
 For Each tsk In ActiveSelection.Tasks 
 Set myItem = myOLApp.CreateItem(olAppointmentItem) 
 With myItem 
 .Start = tsk.Start 
 .End = tsk.Finish 
 .Subject = tsk.Name 
 .Body = tsk.Notes 
 .Save 
 End With 
 Next tsk 
 End Sub

Führen Sie das Makro über das Menü Ausführen mit dem Befehl Sub/UserForm ausführen oder mit der Funktionstaste (F5) aus.

Mit dem angegebenen Makro exportieren Sie die selektierten Vorgänge als Kalendereintrag zu Outlook. Dabei werden die Project-Felder Anfang, Ende, Vorgangsname und Notizen als Outlook-Kalendereintrag übertragen.

Alle weiteren Felder stehen als Ergänzung zu dem gezeigten Makro zur Verfügung. Klicken Sie im VBA-Editor auf die CreateItem-Methode und drücken Sie danach die Taste (F1) für die Visual Basic-Hilfe. Bei gesetztem Verweis auf die Outlook 11.0 Object Library bekommen Sie Hilfe zu den Outlook-Methoden und zum Objektmodell von Outlook.