Access Berichte – Wichtige Daten im Bericht hervorheben

Problem

Berichte enthalten häufig Informationen, auf die Sie besonders aufmerksam machen möchten. Für die Analyse einer Auswertung Ihrer Artikeldaten sollen beispielsweise die Artikel mit Lagerbeständen kleiner „10“ oder in einer Umsatzstatistik die Kunden mit geringen monatlichen Umsätzen auffällig hervorgehoben werden.

Nachzubestellende Artikel und Kunden, die einmal bezüglich ihres Bestellverhaltens kontaktiert werden müssen, können so mit einem Blick erkannt werden.

Wenig bekannt ist die Tatsache, dass in Berichten auch einfache Zeichenfunktionen zur Verfügung stehen. Damit lassen sich kritische Informationen oder Werte zum Beispiel wie folgt mit einem roten Kreis versehen:

Lösung

1. Öffnen Sie den Bericht, in dem Werte hervorgehoben werden sollen, im Entwurfsmodus.

2. Markieren Sie den Detailbereich durch einen Klick auf den grauen Balken mit der Bezeichnung „Detailbereich“.

3. Wählen Sie das Menü Ansicht-Eigenschaften an.

4. Stellen Sie die Eigenschaft „Beim Formatieren“ auf den Eintrag „[Ereignisprozedur]“, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und geben Sie im VBA-Editor die folgenden Anweisungen ein:

Private Sub Detail_Format(Cancel As Integer, _
 FormatCount As Integer)
 Dim sglRadius As Single
 Dim sglXPos As Single
 Dim sglYPos As Single
 If Me.Lagerbestand < 10 Then
 Me.DrawWidth = 6
 With Me.Lagerbestand
 sglRadius = .Width * 1.5
 sglYPos = (.Top + .Height) / 2
 sglXPos = .Left + (.Width / 2)
 End With
 Me.Circle (sglXPos, sglYPos), _
 sglRadius / 2, _
 QBColor(12), , , 0.25
 End If
 End Sub

Den Feldnamen „Lagerbestand“ und die Bedingung „< 10“ ersetzen Sie dabei durch den Namen des Feldes, das Sie prüfen möchten sowie durch die Bedingung, die für eine Markierung des Feldes erfüllt sein muss.Möchten Sie beispielsweise in der bereits erwähnten Umsatzstatistik alle Kunden mit weniger als 10.000 EUR Umsatz hervorheben, würden Sie hier beispielsweise das Kriterium „Me.Umsatz < 10000“ definieren.Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie den Bericht testweise über das Menü Ansicht-Seitenansicht anzeigen.Zur Funktionsweise: Die Zuweisung „Me.DrawWidth“ legt zunächst die Dicke des Striches für die Markierung in Pixel fest. Hier sind gegebenenfalls je nach Drucker ein paar Experimente notwendig, um den richtigen Wert zu finden.

Die Methode „Circle“ zeichnet einen Kreis oder eine Ellipse. Mit den ersten beiden Parametern „sglXPos“ und „sglYPos“ wird der Mittelpunkt des Kreises beziehungsweise der Ellipse spezifiziert. Diese Werte setzen wir hier auf den Mittelpunkt des Textfeldes. Der Parameter „sglRadius“ legt den Radius des Kreises/der Ellipse fest und wird hier auf das 1,5fache der Breite des Textfeldes gesetzt, damit die Linie keine Inhalte im Textfeld „überzeichnet“.

Die Farbe für die Markierung wird direkt beim Aufruf der „Circle“-Methode über die Funktion „QBColor()“ angegeben. „12“ steht hierbei für „Hellrot“. Weitere mögliche Werte können Sie der Online-Hilfe zu „QBColor()“ entnehmen. Der letzte Parameter legt ein Seitenverhältnis fest: „1.0“ wäre ein exakt runder Kreis, „0.25“ sorgt hier dafür, dass eine Ellipse gezeichnet wird, die eine Höhe von 25% des über „sglRadius“ spezifizierten Radius aufweist