Problem :

Sicherlich kennen Sie die Situation: Sie arbeiten in Access an sensiblen Daten und wollen nun einmal kurzzeitig den Arbeitsplatz verlassen. Damit Unbefugte die sensiblen Daten während Ihrer Abwesenheit nicht einsehen können, ist es erforderlich, dass Sie zunächst alle Formulare schließen und Access beenden. Nach Ihrer Rückkehr müssen Sie dann Access starten und gegebenenfalls mehrere Formulare öffnen, bevor Sie endlich weiterarbeiten können. In diesem Tipp stellen wir Ihnen eine Lösung vor, mit der Sie Access per Mausklick deaktivieren und erst nach Eingabe des richtigen Kennworts wieder aktivieren können.

Problemlösung:

Das Konzept der Lösung ist recht einfach: Das Access-Fenster wird minimiert in der Taskleiste von Windows abgelegt und dann ein modaler (gebundener) Eingabedialog in Form von „InputBox$()“ angezeigt. Solange dieser Dialog angezeigt wird, kann Access nicht über das Symbol in der Taskleiste aktiviert werden. Die Eingabe des korrekten Kennwortes führt dazu, dass das Access-Fenster wieder in der ursprünglichen Form angezeigt wird und Sie somit sofort weiterarbeiten können.

Um diese Lösung in Ihre Datenbank einzubauen, gehen Sie wie folgt vor:
Geben Sie in einem neuen oder in einem vorhandenen Modul die folgende Funktion ein:

Public Function LockAccess()
Dim strKennwort As String
Const cstrKennwort = "geheim"
DoCmd.RunCommand acCmdAppMinimize
While strKennwort <> cstrKennwort
Beep
strKennwort = InputBox$("Kennwort für die " _
& "Reaktivierung von Access:", "Kennworteingabe:", "")
DoEvents
Wend
DoCmd.RunCommand acCmdAppRestore
End Function

Diese Funktion legt das Access-Fenster zunächst minimiert in der Taskleiste von Windows ab. Anschließend wird in einer „While-Wend“-Schleife solange „InputBox$()“ ausgeführt, bis das eingegebene Kennwort mit der Konstanten „cstrKennwort“ übereinstimmt. Ändern Sie diese Konstante gegebenenfalls auf das gewünschte Kennwort.

Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung dann wieder.

Zurück in Access wählen Sie das Menü Extras-Start an und klicken auf die Schaltfläche Weitere. Deaktivieren Sie hier die Option Access-Spezialtasten verwenden und klicken Sie auf Ok. Diese Einstellung ist notwendig, damit die Kennwortabfrage nicht über die Tastenkombination Strg+Untbr abgebrochen werden kann.

Wenn Sie Access 2000, 2002/XP oder 2003 einsetzen, wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, wechseln Sie auf die Registerkarte „Ansicht“, deaktivieren Sie die Option Fenster in Taskleiste und übernehmen Sie die Änderungen mit Ok. Diese Einstellung ist notwendig, weil sonst einzelne „Unterfenster“ von Access wie beispielsweise ein Formular mit Personaldaten einfach durch Klick in die Taskleiste aktiviert werden könnte.

Lassen Sie nun zunächst nur das Datenbankfenster anzeigen und legen Sie hier wie folgt ein Symbol für den Aufruf des Kennwortschutzes an:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menü und wählen Sie das Kontextmenü Anpassen an.

Wechseln Sie auf die Registerkarte „Befehle“, markieren Sie die Kategorie „Datei“ und ziehen Sie den Eintrag „Benutzerdefiniert“ aus der Liste Befehle an die gewünschte Position in der Symbolleiste.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und nehmen Sie hier die folgenden Einstellungen im Eigenschaftenfenster vor:
Schaltflächensymbol ändern -> Schlüssel
Option Standard aktivieren

Klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und wählen Sie das Kontextmenü Eigenschaften an.
Im nachfolgenden Dialog geben Sie für die Einstellung „Bei Aktion“ die folgende Formel ein:

=LockAccess()

Klicken Sie zweimal auf Schließen, um die Anpassungen zu übernehmen.
Beenden Sie Access und starten Sie es neu, damit die geänderten Einstellungen wirksam werden.

Wenn Sie nun in der Symbolleiste auf das eben angelegte Symbol klicken, wird Access minimiert in der Taskleiste abgelegt und die Kennworteingabe angezeigt. Erst nach Eingabe des richtigen Kennwortes kann nun wieder mit Access gearbeitet werden.

Möchten Sie den Schutz auch zum Beispiel in der Formular- oder Datenblattansicht per Mausklick aktivieren können, schalten Sie zunächst in die gewünschte Ansicht beziehungsweise in den gewünschten Modus, um die entsprechende Symbolleiste anzuzeigen. Dort fügen Sie dann, wie oben für das Datenbankfenster erläutert, ein Symbol für die Aktivierung des Schutzes hinzu.
Bitte beachten Sie, dass dieser Schutz nicht absolut sicher ist – wer sich auf anderem Wege Zugang zu Ihrem Access verschaffen und Module einsehen kann, wird das Kennwort ausspionieren oder gar ändern können. „Gelegenheitsschnüffler“ hält der Schutz aber Fälle wirksam ab.