Outlook Daten in Access nutzen

Problem

Mit Access 2000 hat Microsoft neue Funktionen für die Zusammenarbeit mit Outlook implementiert. So können Sie beispielsweise Termine wie gewohnt in Outlook verwalten, aber auch aus Access heraus Planungen vornehmen und mit Outlook synchronisieren.

Lösung

Nur Lese Zugriff :

Öffnen Sie in Access zunächst die Datenbank, in die Outlook-Daten in eine Tabelle importiert werden sollen.

Wählen Sie das Menü Datei-Externe Daten-Importieren an.
Access zeigt nun wieder den Dateiauswahl-Dialog an, in dem Sie in der Liste Dateityp den Eintrag „Outlook()“ einstellen und so den Dialog zur Auswahl des Outlook-Objektes aufrufen. Im Anschluss daran wird der „Exchange/Outlook-Import Assistent“ gestartet, der Ihnen die Einstellung verschiedener Optionen erlaubt.

Zunächst können Sie wählen, ob die Daten in eine neue Tabelle eingefügt oder einer vorhandenen Tabelle hinzugefügt werden sollen. Die Anzeige darunter dient lediglich zur Information. Mit einem Klick auf Weiter übernehmen Sie die Vorgaben.

Auf der folgenden Seite des Assistenten können Sie Optionen wie Datentyp oder Indizierung für die einzelnen Felder einstellen oder bestimmte Felder über die Option Feld nicht Importieren aus dem Import ausschließen. Klicken Sie in der Tabelle unter den Einstellungen auf die Spaltenüberschrift, um die Optionen des betreffenden Feldes zu ändern. Ein Klick auf Weiter übernimmt dann die Änderungen.
Die dritte Seite des Assistenten erlaubt die Festlegung eines Primärschlüssels. In der Regel empfiehlt es sich, hier die Vorgabe Primärschlüssel automatisch Hinzufügen zu übernehmen, da Outlook keine entsprechenden ID-Felder „mitliefert“.
Im letzten Schritt können Sie nun einen vom Originalnamen des Ordners abweichenden Namen für die zu importierende Tabelle zuordnen oder die Vorgabe übernehmen.
Mit einem Klick auf Fertigstellen schließen Sie den Import ab

Schreib / Lese Zugriff :

Öffnen Sie in Access zunächst die Datenbank, in der Outlook-Daten eingebunden werden sollen.
Wählen Sie das Menü Datei-Externe Daten-Tabellen Verknüpfen an.
Access zeigt nun einen Dateiauswahl-Dialog an, in dem Sie in der Liste „Dateityp“ den Eintrag „Outlook()“ markieren.

Daraufhin wird ein Assistent gestartet, der im ersten Schritt einen Dialog der aktuellen Outlook-Ordnerstruktur anzeigt. Markieren Sie den einzubindenden Ordner, beispielsweise „Kontakte“, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter.

Im zweiten Schritt können Sie nun einen vom Originalnamen des Ordners abweichenden Namen für die einzubindende Tabelle zuordnen oder die Vorgabe übernehmen. Die Option Der Assistent soll den Namen des MAPI-Profils zusammen mit der verknüpften Tabelle speichern sollten Sie aktivieren, um den späteren Zugriff zu beschleunigen. Andernfalls muss jedes Mal beim Zugriff auf die Outlook-Daten das zu verwendende Profil ausgewählt werden.

Mit einem Klick auf Fertigstellen schließen Sie die Verknüpfung ab

Problem

Sowohl beim Verknüpfen als auch beim Import von Outlook-Daten werden Sie bei Analyse der Tabellen feststellen, dass längst nicht alle in Outlook zur Verfügung stehenden Felder eingebunden/importiert wurden. Die Ursache dafür liegt bei der Verwendung einer standardisierten Schnittstelle, die auch für andere Anwendungen außer Outlook eingesetzt werden kann. Die eingebundenen/importierten Felder entsprechen dem kleinsten, gemeinsamen Nenner. Das ist teilweise etwas hinderlich, weil wichtige Felder wie „Kategorien“ oder „Geburtstag“ nicht zur Verfügung stehen, aber das lässt sich leider nicht ohne weiteres ändern. Abhilfe und eine Übernahme aller Felder kann nur durch den Einsatz von VBA-Routinen geschaffen werden. Wie für andere, eingebundene Tabellen gilt auch bei Outlook-Daten, dass nur einige der Feldeigenschaften geändert werden können. Bei nicht änderbaren Eigenschaften zeigt Access einen Hinweis im Tabellen-Entwurf an.